Para não pagar duas vezes, é melhor guardar



O empresário deve ficar atento ao prazo mínimo para a guarda de documentos.
Os comprovantes de qualquer pagamento efetuado à Previdência Social, por exemplo, devem permanecer arquivados por pelo menos 30 anos e, em plena era digital, em papel. Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos.


Por Laura Ignacio

A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério risco: ter que pagar novamente o que já pagou. "No Brasil, ao contrário da maioria dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de provar o pagamento é dele", alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp).
" Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido e juros pela taxa Selic", explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar.

Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com a tabela do Ciesp (ver ao lado) que também traz as alíneas de devolução e prazos de validade dos cheques. "Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social, por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos", diz Galvão. E devem ser preservados os originais. "Hoje é comum a digitalização de documentos, mas as autoridades não acreditam neles", afirma.

Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais e jogam fora o que não deveriam. "Se uma empresa pagou um fornecedor com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais, mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos", esclarece Alcazar.

O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão.
Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode ter que responder à ação na Justiça.

Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ

Prazos obrigatórios de guarda de documentos

Tipos de Documentos

Prazo obrigatório de guarda pela empresa

Amparo legal

Balancete

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Cofins

10 anos

Lei 8.212 Art 33Lei Orgânica da Seguridade Social

Conciliação Bancária

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conhecimento de Frete

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conta de Água

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conta de Luz

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Conta de Telefone

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

DAE (Documento de Arrecadação Estadual)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Duplicatas Recebidas/Emitidas

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Extrato Bancário

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

GAM (Guia de Arrecadação Municipal)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Imposto de Renda Autônomo

10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal

Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Imposto de Renda Pessoa Física

5 anos após a entrega  da Declaração na Receita Federal

Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal

IPI (Imposto de Produtos Industrializados)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

IPTU (Imposto Predial Urbano)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)

10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal

Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

ITR (Imposto Territorial Rural)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Livro Balanço Patrimonial/Geral

Permanente

A lei não prevê descarte

Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur)

10 anos considerando
a data do último lançamento

Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro de Razão

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Livro de Registro de ICMS

5 anos considerando
 a data do último lançamento

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Livro de Registro de Inventário

31 anos considerando
a data do último lançamento

Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR)

Livro de Registro de Saídas

10 anos considerando
 a data do último lançamento

Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Livro Diário

Permanente

Livro Registro de Entradas

5 anos considerando 
 a data do último lançamento

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Movimento Contábil ou Movimento de Caixa

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Fornecedor

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Imobilizado

5 anos após
depreciação do bem

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Nota Fiscal de Saída

10 anos

Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social

Nota Fiscal de Venda de Imobilizando

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Ordem de Serviço

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento

10 anos

Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP

Recibo de Depósito Bancário

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo)

30 anos

Lei 8.212 Art 45  § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social

Taxa de Fiscalização para Funcionamento

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional

VAF (Verificação de Apuração Fiscal)

5 anos

Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional


Cheques – Alíneas de devolução e prazos de validade

11

Primeira devolução por insuficiência de fundos

12

Segunda devolução por insuficiência de Fundos

13

Conta encerrada

14

Prática espúria (mais de quatro cheques devolvidos)

21

Contra ordem do emitente ou cheque sustado

22

Divergência de assinatura

23

Cheque emitido por entidade e órgão da administração pública federal

24

Bloqueio

25

Talão cancelado pelo banco

26

Intolerância temporária de transporte

27

Feriado não previsto

28

Roubo com ocorrência

29

Quando o banco envia pelo correio e não recebe ordens do cliente para desbloquear

30

Roubo de talonário no próprio banco (roubo de malote)

31

Erro formal (sem data de emissão ou valor)

32

Ausência de carimbo

33

Divergência de endosso

34

Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não indica cruzamento em preto

35

Cheque fraudado

41

Cheque apresentado por estabelecimento bancário que não é o sacado

42

Cheque não compensado na seção ou sistema de compensação

43

Cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 31 e 34

44

Cheque prescrito

45

Cheque emitido por entidade obrigada a realizar movimentação e utilização de recursos financeiros do tesouro mediante ordem bancária

48

Cheque não nominal

49

Remessa nula pelos motivos 12, 13, 14, 25, 35, 43, 44 e 45

61

Papel não compensável

Das Vantagens

Cheques podem ser apresentados ao sacado até seis meses depois da data de sua emissão.
Cheque com até seis meses: ação de execução criminal.
Cheques de sete a vinte e quatro meses: só cabe ação de cobrança.
Cheque de seis a sessenta meses: ação monitória por caducidade, tornou-se um documento comum.

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